A sobrecarga de informações se tornou mais proeminente nas últimas décadas, desde a invenção da Internet.
Entre os textos, tweets, e-mails e o fluxo infinito de feeds de notícias no Facebook, os vídeos virais que não podemos deixar de assistir, as inúmeras fotos e vídeos que tiramos e os vários números de telefone que coletamos, ficamos sobrecarregados e sobrecarregado com, principalmente, informações desnecessárias e irrelevantes.
Com informações 24 horas por dia, 7 dias por semana, disponíveis para nós com um simples clique do mouse, estamos criando e digerindo dez vezes mais informações do que fazíamos há apenas dez anos.
Com todas essas informações, podemos sucumbir rapidamente à sobrecarga de informações e aos efeitos adversos que ela tem sobre nossa saúde e bem-estar mental.
Infelizmente, nossas mentes não foram projetadas para lidar com tanta informação e podem rapidamente ficar sobrecarregadas ao tentar processar todas as informações às quais somos expostos diariamente.
A sobrecarga de informações pode não apenas prejudicar nossa produtividade, mas pode nos deixar estressados, deprimidos e fatigados.
Nossas mentes conscientes são projetadas para prestar atenção a não mais do que quatro coisas simultaneamente, de acordo com Daniel J. Levitin, autor de The Organized Mind.
Se formos muito além disso, começaremos a exercer um julgamento mais pobre, perderemos nosso foco e perderemos o controle de coisas importantes.
Para reduzir os efeitos da sobrecarga de informações em nosso bem-estar e saúde mental, temos que fazer um esforço consciente para reduzir a enxurrada de informações que consumimos e limpar nossas mentes de todas as informações desnecessárias que acumulamos diariamente.
Aqui estão cinco segredos para aprender a pensar com clareza novamente, superar a procrastinação e gastar menos tempo fazendo mais para que possamos seguir em frente e gerenciar melhor as informações às quais estamos expostos no futuro.
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Segredo #1 – Tire as coisas da sua cabeça
Quanto mais informações tentamos enfiar em nossas mentes, menos nossos cérebros são capazes de processá-las com precisão, o que acaba prejudicando nossas memórias de curto prazo.
Isso ocorre porque nossas mentes foram projetadas com uma quantidade limitada de espaço e capacidade de lidar com informações.
Na verdade, nos últimos dez anos, criamos mais informações do que em toda a história humana antes disso.
A melhor maneira de lidar com esse problema é limpar completamente sua mente de toda a desordem e ruído realizando um despejo cerebral.
Fazer um despejo cerebral significa criar uma lista extensa de tudo o que você tem flutuando em sua cabeça, seja essencial ou não.
Reserve um tempo para anotar qualquer pensamento que interrompa seu fluxo de trabalho imediatamente.
O simples processo de escrever esses pensamentos ajuda a tirá-los da cabeça.
Executar um despejo cerebral permite limpar rapidamente sua mente das informações irrelevantes que estão interferindo em sua capacidade de se concentrar na tarefa à sua frente.
Limpar sua mente desta forma também dá ao seu cérebro permissão para relaxar seus circuitos neurais para que você possa concentrar sua atenção em outra coisa.
Depois de colocar seus pensamentos no papel, você precisa passar algum tempo priorizando cada um dos itens em grupos separados.
Você deve ter uma categoria para coisas que você tem que fazer hoje, coisas que você pode delegar, coisas que você pode fazer esta semana e coisas que você pode deixar de lado.
O guru da produtividade, David Allen chama essas categorias:
fazer, delegar, adiar e abandonar.
Se houver um item em sua lista que você simplesmente não pode riscar, pode ser porque ele está mal definido e não pode ser acionado.
Dê uma olhada mais de perto nesses itens, divida-os em subcategorias e crie etapas acionáveis que podem ser executadas para concluir cada item.
Segredo #2 – Pare de multitarefa
Por muito tempo, as pessoas consideraram a multitarefa uma ótima maneira de aumentar a produtividade.
No entanto, estudos recentes mostraram que o efeito oposto acontece quando você faz várias tarefas ao mesmo tempo.
Infelizmente, esses estudos descobriram que, quando você se engaja em multitarefa, sua produtividade de fato diminui.
A multitarefa lhe custa ao forçar você a decidir entre responder ou não a um texto, como responder, como enviar um e-mail, se deve manter o que está fazendo no momento ou passar para a interrupção.
Todas as pequenas decisões que você precisa tomar ao realizar multitarefas usam a quantidade finita de glicose oxigenada que seu cérebro contém.
A glicose oxigenada é o combustível de que sua mente precisa para se concentrar em uma tarefa.
Alternar continuamente entre as tarefas, rapidamente esgota sua quantidade limitada de glicose oxigenada, o que o levará a se sentir exausto, ansioso e desorientado.
Quando nos concentramos em uma tarefa por vez, usamos menos dessa glicose e gastamos menos energia do que se estivéssemos envolvidos em multitarefa.
Focar em uma única tarefa por vez também reduz a necessidade de nosso cérebro para que a glicose oxigenada funcione.
A multitarefa nos confunde de outras maneiras também.
Ao contrário da crença popular, a multitarefa não economiza tempo.
Quando você alterna entre as tarefas, demorará mais para concluí-las do que se tivesse se concentrado em cada tarefa separadamente.
A multitarefa também resulta em mais erros, o que pode resultar em uma perda de 40% na produtividade.
A melhor maneira de vencer a sobrecarga de informações é interromper a multitarefa e fazer um esforço consciente para se concentrar em uma tarefa por vez.
Segredo #3 – Limite as distrações por e-mail
Estudos têm mostrado que apenas ter a oportunidade de se envolver em multitarefa é prejudicial ao seu desempenho.
O Dr. Glenn Wilson, professor de psicologia do Gresham College of London, descobriu que apenas ter uma mensagem de e-mail não lida em sua caixa de entrada enquanto você tenta concluir uma tarefa pode diminuir seu QI efetivo em 10 pontos.
Receber e-mails em sua caixa de entrada a cada poucos minutos é terrível para suas habilidades de tomada de decisão e prejudica seu julgamento.
Existem várias coisas simples que você pode fazer para limitar as distrações por e-mail e enganar seu cérebro para que se mantenha na linha.
A primeira etapa que você precisa realizar para limitar as distrações do e-mail é organizar sua caixa de entrada.
Muitos dos aplicativos de e-mail populares de hoje permitem que você crie arquivos separados e regras para organizar suas mensagens recebidas rapidamente.
Utilizar esta ferramenta útil pode evitar que os e-mails se acumulem na sua caixa de entrada.
Ao aplicar regras à sua caixa de entrada, você pode mover as mensagens mais importantes para uma pasta separada automaticamente, tornando mais fácil localizá-las posteriormente.
Em seguida, você deseja desativar suas notificações para que não seja sempre interrompido pelo toque de mensagens recebidas.
Muitas pessoas têm seus programas de e-mail configurados para receber e-mails que chegam automaticamente ou para verificar a cada cinco minutos se há novas mensagens.
Se você está verificando seus e-mails a cada cinco minutos durante seu dia de trabalho, você está verificando 200 vezes.
São 200 interrupções que prejudicam suas habilidades de tomada de decisão e julgamento.
Finalmente, para limitar as distrações do e-mail durante o dia, agende duas ou três vezes durante o dia para verificar e responder ao e-mail.
Segredo #4 – Coma o sapo primeiro pela manhã
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Em 2001, autor e palestrante motivacional, Brian Tracy apresentou ao mundo o conceito de comer sapo.
Quando se trata de produtividade, o sapo é a única coisa que está em sua lista de tarefas que você não tem motivação para concluir.
Infelizmente, quando você tem itens como esse em sua lista de tarefas, tende a procrastinar ao terminá-los.
Todos os dias começamos com uma quantidade finita de energia que deve durar o dia inteiro.
Esta pequena quantidade desta energia é usada sempre que temos que tomar uma decisão, e não importa se a decisão é importante ou trivial.
Cada vez que temos que tomar uma decisão, como se vamos usar uma caneta azul ou preta, ou se devemos optar por cirurgia ou radioterapia, isso consome um pouco da glicose que é usada para energia.
Quando esgotamos nossas reservas de glicose, ou os níveis de energia se esgotam.
Quando você tem decisões importantes a tomar, deve tomá-las no início do dia, quando seus níveis de glicose estão nos níveis mais altos.
Se você resolver a tarefa mais significativa e mais importante de sua lista de afazeres logo pela manhã, o resto do dia será melhor.
Tomar medidas é a chave para vencer a sobrecarga de informações.
Portanto, qualquer que seja a tarefa mais desagradável da sua lista, faça-a logo de manhã, sem pensar demais.
Discipline-se para trabalhar nesta tarefa até concluí-la com sucesso.
A satisfação de ter alcançado algo irá desencadear a produção de endorfinas e dopamina em seu cérebro, duas substâncias químicas naturais responsáveis pelo prazer e felicidade, permitindo-nos permanecer focados, motivados e produtivos ao longo do dia.
Todas as manhãs, você deseja reservar um tempo sem distrações para adotar a mentalidade correta de que a tarefa em questão é a coisa mais importante que você pode fazer no momento.
Para ajudar a remover o estresse de escolher a tarefa apropriada, anote sua lista de tarefas à noite, priorize as tarefas e escolha seu sapo.
Dessa forma, tudo o que você precisa fazer na manhã seguinte é agir.
Segredo #5 – Use a regra dos cinco minutos
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Muitas pessoas têm problemas com sua produtividade simplesmente porque estão sobrecarregadas com todas as tarefas que precisam concluir.
Eles tendem a repassar a lista de tarefas do dia e pular aquelas que consideram difíceis demais.
Embora possa não parecer um grande problema, a realidade é que, quando o número de instâncias aumenta diariamente, elas podem se tornar incrivelmente destrutivas para sua produtividade.
Se você acha que tem tanto em nossa mente que não sabe por onde começar, você não está sozinho.
Isso tem a ver com sua falta de clareza na maneira como processa as coisas e utiliza sua memória de trabalho.
Quando sua mente fica sobrecarregada ou você está tentando processar informações complexas, não há como seu cérebro processar rapidamente as informações para que você possa avançar de uma tarefa para a próxima.
É aqui que a regra dos cinco minutos pode entrar acessível.
O sistema é simples de implementar no seu dia e se usado corretamente, resultará em uma tonelada de trabalho realizado em um pequeno período de tempo.
Para usar o sistema, todas as manhãs liste o número de tarefas que você tem para o dia.
Para cada tarefa em sua lista, atribua um bloco de tempo em incrementos de cinco minutos.
Isso é seguido por outras vezes em incrementos de 5 ou 26.
Sua lista deve ser semelhante a esta.
Telefonemas . . . 5, 10, 26
E-mail . . . 5, 26, 26
Apresentação. . . 5, 26, 52
Pausa . . . 5
Arquivamento. . . 5, 10
Quando terminar de escrever sua lista e atribuir blocos de tempo, comece no topo da lista e comece a trabalhar em cada tarefa por cinco minutos.
Após os primeiros cinco minutos, passe para as próximas tarefas e trabalhe nelas por cinco minutos, descendo com eficiência sua lista.
Quando terminar o último item da lista, comece do início, trabalhando com o próximo incremento de tempo e assim por diante.
Os primeiros cinco minutos são a chave para encontrar o momento crítico para lidar com o período de 26 minutos em que você realiza a maioria de suas tarefas.
Implementar este método em seu dia de trabalho ajudará a fazer o tempo passar mais rápido e permitirá que você aumente sua produtividade.
Conclusão
Lidar com a sobrecarga de informações é uma parte inevitável de nossas vidas no mundo agitado e movido por informações de hoje.
Nossa capacidade de acessar informações 24 horas por dia, sete dias por semana, nos levou a consumir mais informações do que nossos cérebros podem processar.
Ao implementar esses cinco segredos em seus dias, você pode começar a vencer a sobrecarga de informações e começar a viver uma vida mais saudável e produtiva.