5 Hacks de produtividade

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Atravessar o dia de trabalho pode ser um desafio.

Às vezes, pode parecer que simplesmente não há tempo suficiente para terminar tudo o que você precisa fazer em um dia.

Para algumas pessoas, ser produtivo e fazer mais é algo natural.

Para outros, é uma habilidade que precisa ser praticada todos os dias até que possam encontrar o melhor método para melhorando a produtividade que funciona melhor para eles.

Pessoas que conseguem realizar mais a cada dia não são sobre-humanas, mas, em vez disso, conseguiram dominar alguns hábitos simples que aumentaram a produtividade.

A boa notícia é que qualquer pessoa pode melhorar sua produtividade com as técnicas e estratégias certas.

Você pode realmente deixar o trabalho sentindo-se mais satisfeito e realizado com o que realizou.

Basta alguns hacks de produtividade para ajudá-lo a chegar lá.

Embora você provavelmente conheça algumas dicas para aumentar sua produtividade, como manter sua mesa organizada e dormir oito horas por noite, há muitas outras coisas que você pode fazer para garantir um aumento em sua produtividade diária.

Aqui estão cinco hacks de produtividade que podem ajudá-lo a fazer mais em menos tempo.

1) Implementar a técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro ajuda a treinar seu cérebro para se concentrar por curtos períodos e ajuda você a permanecer no topo dos prazos e pode até melhorar sua capacidade de atenção e concentração.

A metodologia desta técnica é simples quando você se depara com uma tarefa enorme ou série de funções, você divide o trabalho em intervalos curtos, cronometrados, chamados Pomodoros, que são espaçados com intervalos curtos.

É um sistema cíclico em que você trabalha em intervalos curtos, o que garante que você permaneça produtivo enquanto faz pequenas pausas que ajudam a fortalecer sua motivação e a mantê-lo criativo.

A técnica Pomodoro é provavelmente uma das técnicas mais simples de implementar porque tudo que você precisa é de um cronômetro.

Além disso, você não precisa usar nenhum aplicativo, ferramenta ou livro exclusivo. Veja como começar a usar a Técnica Pomodoro para aumentar sua produtividade.

1. Escolha uma tarefa que você deseja concluir.
2. Defina seu cronômetro para 25 minutos.
3. Trabalhe na tarefa até que o cronômetro expire e, em seguida, coloque um cheque em uma folha de papel.
4. Faça uma pequena pausa, geralmente cerca de 5 minutos.
5. Após o intervalo, ajuste o cronômetro para 25 minutos e reinicie o processo.
6. Após o quarto ciclo, faça uma pausa mais prolongada, geralmente cerca de 25 minutos.
7. Inicie o processo novamente.

Concluir o processo várias vezes ao longo do dia de trabalho o ajudará a realizar mais.

É essencial entender que um Pomodoro é uma unidade de trabalho que não pode ser dividida.

Isso significa que se você se distrair durante sua sessão de trabalho de 25 minutos, terá que encerrar o Pomodoro mais cedo e reiniciá-lo mais tarde ou adiar a distração para mais tarde.

2) Utilizar a Lei de Parkinson

O famoso historiador e autor britânico afirmou, em 1995, que a obra se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão.

No reino da produtividade, isso se tornou conhecido como Lei de Parkinson.

Parkinson havia trabalhado no Serviço Civil Britânico e viu em primeira mão como funciona a burocracia.

A burocracia é em si um subproduto de nossa cultura, graças à crença limitadora de que passar mais tempo trabalhando é, de alguma forma, melhor do que trabalhar de maneira mais inteligente e rápida.

Quando se trata da Lei de Parkinson, significa que, se você se dar uma semana para terminar uma tarefa de duas horas, a complexidade da tarefa aumentará e se tornará ainda mais difícil para preencher a semana.

O trabalho pode não levar nem uma semana para ser concluído, mas o tempo extra será preenchido com mais estresse e tensão por ter que concluí-lo.

Quando você pode atribuir a quantidade certa de tempo para suas tarefas, pode ganhar mais tempo e a tarefa terá sua complexidade reduzida.

Uma maneira de utilizar a Lei de Parkinson para melhorar sua produtividade é conhecida como correr contra o relógio.

Para implementar essa ideia em seu dia de trabalho, você precisa fazer uma lista das tarefas que você precisa concluir.

Divida as tarefas pelo tempo que você levará para realizá-las.

Em seguida, dê-se metade desse tempo para concluir cada tarefa.

Para que isso funcione, você tem que ver a realização da tarefa no tempo determinado como crucial.

Você precisa tratar cada um desses limites de tempo como qualquer um de seus outros prazos.

Parte de reverter o pensamento de que você tem que trabalhar mais duro, não mais inteligente, é ver os prazos que você definiu para si mesmo como inquebráveis, assim como os prazos que são definidos por seu chefe ou clientes.

Quando você implementar esta técnica pela primeira vez, será parcialmente um exercício para descobrir o quão precisos são seus projetos ou as tarefas em sua lista.

Algumas de suas projeções de tempo serão precisas e você não será capaz de vencer o relógio ao reduzir o tempo alocado pela metade, então você precisará experimentar diferentes tempos até encontrar algo que funcione.

3) A regra dos cinco minutos para vencer a procrastinação

Um dos maiores obstáculos à nossa produtividade é nossa capacidade inata de procrastinar.

A maioria das pessoas tende a procrastinar no início de um projeto por medo ou incerteza, e às vezes é uma combinação de ambos.

Para superar o início pouco claro ou assustador de nossos projetos de trabalho, é preciso dar a si mesmo uma regra de cinco minutos para começar.

Então como a regra de cinco minutos funciona?

Como afirmado antes, a maior parte da procrastinação é causada por medo ou incerteza.

Mesmo que você esteja motivado para terminar uma tarefa, o medo do fracasso, das críticas ou do estresse acaba nos colocando contra nós mesmos.

Embora possamos querer concluir o projeto, você também não quer que seu medo se torne realidade.

Esse conflito faz parecer que seria imprudente ou impossível seguir em frente na realização da tarefa. Isso explica por que muitas vezes tendemos a procrastinar, mesmo quando não faz sentido.

A regra dos cinco minutos funciona para diminuir essa inibição e nos acalma com a ideia de que podemos mergulhar rapidamente os dedos dos pés em um projeto sem amarras.

Isso permite que você reconsidere seu envolvimento em uma tarefa após os cinco minutos iniciais de trabalho.

Isso, por sua vez, pode aumentar sua sensação de estar no controle e fornecer-lhe a capacidade de tomar uma decisão autônoma, em vez de sentir que está sendo forçado a fazer algo que não deseja.

Essa tática também reduzirá o que os psicólogos chamam de custo de uma atividade.

Isso inclui o custo emocional, custos de oportunidade e custos de esforço.

Nossa motivação para nos engajarmos na ação, depois de trabalharmos nela por cinco minutos, aumenta enquanto nossos custos diminuem.

A verdadeira intriga da regra, porém, é por que continuamos a trabalhar depois que o tempo estipulado expirou, assim que começamos a trabalhar.

Em parte, isso se deve ao fato de que nossas expectativas sobre como você se sentirá durante uma atividade são imprecisas.

Depois de iniciar uma tarefa, você geralmente termina com uma atitude mais positiva em relação à tarefa em questão.

Portanto, se você está sofrendo de procrastinação, simplesmente inicie uma tarefa e trabalhe nela por cinco minutos e veja com que rapidez isso aumenta sua produtividade.

4) Aplique a regra 80/20

Vilfredo Pareto desenvolveu originalmente o Princípio de Pareto ou a Regra 80/20.

Como economista italiano, ele determinou que 80% da riqueza mundial pertence a 20% da população, enquanto os 20% restantes pertencem a 80% da população.

Essa regra não se aplica apenas à economia, mas também pode ser usada em outros aspectos de sua vida, incluindo sua produtividade ou falta dela.

A regra 80/20 afirma que 80 por cento de seus resultados vêm de apenas 20 por cento de seus esforços.

Isso não significa que você deva ir para o trabalho apenas um dia por semana e dar 20% de chance e depois ir embora.

A regra 80/20 não tem nada a ver com o tempo.

Em vez disso, está sugerindo que você precisa concentrar seus esforços e trabalhar mais nas áreas que mais importam, ao mesmo tempo que aceita que não há problema em deixar as coisas menores deslizarem de vez em quando.

Você pode aplicar o Princípio de Pareto a todos os aspectos de sua vida e aumentar drasticamente sua produtividade.

Quando se trata de usar esse princípio em sua lista de tarefas diárias, você deseja primeiro abordar dois ou três de seus projetos, compromissos ou tarefas mais importantes.

Em vez de gastar seu tempo em tarefas menores e triviais, você precisa usar sua energia e tempo para completar os itens mais importantes de sua lista de tarefas.

Reserve um tempo para priorizá-los e reconheça que você está fazendo isso porque essas tarefas mais do que provavelmente lhe darão 80% do que você deseja.

Você pode ir ainda mais longe para aumentar ainda mais sua produtividade.

A regra 80/20 afirma que quando você está trabalhando por um longo tempo em uma tarefa, provavelmente você atingiu a maioria de sua meta após expulsar 20 por cento de seu esforço.

Isso não significa que você deve gastar apenas 20 minutos em uma tarefa e encerrar o dia.

Por exemplo, se você é um escritor freelance, você pode quebrar o processo de escrever um artigo em cinco etapas individuais.

1. Escreva o rascunho.
2. Procure erros gramaticais.
3. Encontre uma imagem para o artigo.
4. Formate-o corretamente para a web.
5. Defina uma data para publicar.

A regra 80/20 afirma que você obterá a maioria dos resultados com 20% do seu esforço.

Muito provavelmente, escrever o rascunho lhe dará o retorno mais significativo de seu esforço.

Isso significa que os detalhes menores da tarefa serão responsáveis ​​por apenas 20% do seu resultado, o que significa que, embora sejam essenciais, você não deve se estressar ou perder tempo se preocupando com eles.

Quando você concentra seus esforços nas tarefas que proporcionam o retorno mais substancial, pode aumentar sua produtividade e fazer mais em menos tempo.

5) Pare de multitarefa

Embora multitarefa pareça uma boa maneira de fazer mais em menos tempo, é algo que pode realmente matar sua produtividade.

Quando você realiza várias tarefas ao mesmo tempo, pode acreditar que está realizando muitas coisas ao mesmo tempo, mas a pesquisa mostrou que nossos cérebros não são tão bons em lidar com múltiplas tarefas como pensamos.

Estudos recentes têm mostrado que a multitarefa pode realmente reduzir sua produtividade em até 40 por cento.

Então, o que torna a multitarefa tão prejudicial à sua produtividade?

Embora possa parecer que você está realizando muito ao mesmo tempo, o que realmente está acontecendo é que você está rapidamente mudando sua atenção e foco de uma tarefa para a próxima.

Quando você muda rapidamente de uma coisa para outra, pode tornar extremamente difícil para o seu cérebro se desligar das distrações ao seu redor e pode causar bloqueios mentais para retardar seu progresso.

Uma pesquisa recente mostrou que quando você muda de uma tarefa para a próxima, sua produtividade sofre um sério golpe porque seu cérebro tem que mudar e se reorientar continuamente, o que leva um tempo precioso.

O pior é que quanto mais complexa a tarefa, mais tempo você perde ao tentar fazer várias tarefas ao mesmo tempo.

Portanto, se quiser aumentar sua produtividade, você deve parar de multitarefa e começar a concentrar sua atenção e energia na conclusão de uma única tarefa por vez.

Conclusão

Melhorar sua produtividade não é uma tarefa difícil de realizar.

Basta criar os hábitos certos que permitirão que você faça mais em menos tempo.

Esses cinco hacks de produtividade são simples de implementar em sua rotina diária e o ajudarão a melhorar drasticamente sua produtividade.